Bewaar uw administratie op de juiste wijze

Als ondernemer bent u verplicht een administratie te voeren. In beginsel bent u vrij te bepalen hoe u dit doet, maar uw administratie moet wel binnen een redelijke termijn te controleren zijn. Bovendien bent u er zelf verantwoordelijk voor dat uw administratie controleerbaar blijft.

Bewaarplicht

U moet de administratie ook bewaren, in beginsel zeven jaar en minstens tien jaar als het onroerende zaken betreft. Ook dit is niet vormvrij, want de eis blijft gelden dat een en ander binnen een redelijke termijn te controleren moet zijn.

Zo moet het niet

Onlangs oordeelde de rechter in een schoolvoorbeeld van een administratie die niet op orde was. De administratie was digitaal, maar de detailgegevens waren niet digitaal en slechts deels bewaard. Bovendien waren ze voor een deel onleesbaar. Wel waren er dozen vol kassarollen van vele tientallen meters lang. De inspecteur legde daarom een informatiebeschikking op.

Informatiebeschikking

Bij een informatiebeschikking moet u de gevraagde administratieve bescheiden alsnog op de juiste wijze aanleveren. De ondernemer in kwestie vond dat hij hieraan voldaan had, maar de rechter was het daar niet mee eens. De administratie was onvolledig en de dozen met kassarollen waren onmogelijk binnen een redelijke termijn te controleren.

Let op!

Als u de gevraagde gegevens gevraagd in de informatiebeschikking niet aanlevert of kunt aanleveren, kan de inspecteur de bewijslast omdraaien. U moet dan bewijzen dat de opgelegde aanslag van de Belastingdienst niet klopt. Probeer dit altijd te voorkomen want dit is een enorm juridisch gedoe, dit win je zelden tot nooit en kost een hoop tijd en energie.

Factuur onleesbaar

Soms zijn facturen na enige tijd onleesbaar, vooral thermische facturen zoals kassabonnen. Dat gold ook voor een deel van de onderhavige administratie.

Tip: Maak van zogenaamde thermische facturen een digitale scan en bewaar deze. Besteed ook aandacht aan echtheidskenmerken, zoals papiersoort, kleur, logo en watermerk.

Heeft u vragen over uw bewaarplicht, neem dan contact met ons op.