Begin het nieuwe jaar met administratieve schoonmaak

Het nieuwe jaar is weer begonnen, wat betekent dat u een deel van uw administratie weer kunt vernietigen. Hoe lang u uw administratie moet bewaren, hangt af van een aantal zaken. Wat zijn de regels?

Bewaarplicht 7 jaar

Als ondernemer heeft u de plicht uw administratie minstens zeven jaar te bewaren. Dat betekent dat bijvoorbeeld facturen uit 2011 en eerder de papiervernietiger in mogen. Maar let op, sommige zaken moet u langer bewaren.

Bewaarplicht 10 jaar

Voor zover uw administratie betrekking heeft op onroerende goederen, heeft u de plicht deze minstens tien jaar lang te bewaren. Dit heeft onder meer te maken met de herzieningstermijn voor onroerend goed voor de btw, die tien jaar bedraagt.

Ook digitaal

Het maakt voor de bewaartermijn niet uit of u uw administratie digitaal bijhoudt, in een papieren variant of beiden. Alles moet zeven, respectievelijk tien jaar worden bewaard. Tevens is bepaald dat een en ander binnen een redelijke termijn te controleren moet zijn. Zorg er daarom voor dat u voor dat u uw digitale bestanden overzet naar actuele software.

Wat behoort tot uw administratie?

Wat tot een administratie behoort, is niet wettelijk omschreven. Wel dat u verplicht bent alle boeken, bescheiden en andere gegevensdragers te bewaren die van belang kúnnen zijn voor uw belastingheffing. Dit is een breed begrip.

Ook ten aanzien van derden

Ook alle administratie die van belang kan zijn voor de heffing van belasting van derden, moet u bewaren. Zo kan de fiscus aan de hand van uw verkoopfacturen bijvoorbeeld nagaan wat de inkoop van uw afnemers moet zijn geweest.

Sancties

De inspecteur kan eisen dat u bij een controle de gevraagde gegevens uit uw administratie overlegt. U moet ook toestaan dat hiervan kopieën gemaakt worden. Is administratie niet in uw bezit, dan kan de inspecteur inzage eisen via een informatiebeschikking. Kunt u de gevraagde gegevens niet ophoesten, dan kan hij een aanslag opleggen en daarbij de bewijslast omdraaien.