9 tips voor een overzichtelijke administratie:

Iedere ondernemer is voor de Belastingdienst verplicht om al zijn facturen, bonnen, bankafschriften etc. zeven jaar lang te bewaren. Maar waar moet u bij deze fiscale bewaarplicht allemaal aan denken en hoe houdt u het overzichtelijk? Zes tips voor een overzichtelijke administratie.

1)      - Wat wil de Belastingdienst?

De fiscus maakt onderscheid tussen verschillende gegevens in uw administratie. Voor de meeste documenten geldt een bewaarplicht van zeven jaar, zoals het grootboek (de financiële afhandeling van transacties), debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. Maar er zijn ook gegevens die u tien jaar zult moeten bewaren. Deze langere bewaarplicht geldt voor onroerende zaken. Hierbij moet u bijvoorbeeld denken aan de huur van uw bedrijfspand. 

2)      - Is er een kortere bewaartermijn en heb ik daar recht op?

U kunt in overleg met de Belastingdienst bepalen of afgezien van de basisgegevens, op uw persoonlijke situatie een kortere bewaarplicht van toepassing kan zijn. De gemaakte afspraken zullen schriftelijk worden vastgelegd. Houd er wel rekening mee dat, ook al gaat de Belastingdienst akkoord met uw kortere bewaartermijn, er andere overheidsinstellingen bestaan voor wie deze aangepaste regeling niet geldt. Zij zullen u alsnog houden aan de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar.

3)      – Hoe zit het met elektronische gegevens?

De fiscale bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. Het is dus raadzaam regelmatig back-ups (bijvoorbeeld door gebruik te maken van een externe harde schijf) te maken van de bestanden die met uw administratie te maken hebben, voor het geval dat uw computer crasht. Twijfelt u nog over welke gegevens wel of niet bij uw administratie horen? Dit zijn eigenlijk alle bedrijfsgegevens die u elektronisch of op papier vastlegt, zoals kasadministratie, kassabonnen, facturen, bankafschriften etc.

4)      – Scan belangrijke documenten e/o bonnetjes:

Scan facturen, bonnen en contracten zoveel mogelijk in. Papier kan erg kwetsbaar zijn. Zo worden opvallend veel bonnetjes gedrukt op papier dat onder de invloed van zonlicht binnen enkele maanden onleesbaar wordt. Zorg dus dat u al uw papieren ook digitaal opslaat en vergeet niet met enige regelmaat de eerder genoemde back-ups te maken.

 5)      – Kan ik mijn administratie ook (gedeeltelijk/geheel) digitaal laten doen?

Jazeker, dat is mogelijk. U kunt afspraken maken met de Belastingdienst over de vorm waarin uw gegevens worden bewaard, waarbij u aangeeft dit op papier of geheel elektronisch te doen. De gegevens die digitaal zijn vastgelegd, moeten dus ook digitaal worden bewaard. Alleen uitgeprinte documenten zijn hierbij niet toegestaan. Werkt u met een extern computer- of loonservicebureau? In dat geval vallen de gegevensdragers van die servicebureaus waarop gegevens staan over uw onderneming, ook onder de fiscale bewaarplicht.

6)      – Bewaar ieder kalenderjaar apart:

Het nieuwe jaar begint niet alleen met goede voornemens en een glas champagne, maar ook met een rijtje lege ordners voor alle onderdelen van uw administratie. Zo blijft alle documenten op een overzichtelijke manier bewaard en kunt u ook oudere facturen of bonnen snel terugvinden. Bestaat uw bedrijf langer dan zeven jaar? Dan kunt u aan het begin van het achtste jaar opnieuw de mappen gebruiken waarmee u ooit begon. De bewaarplicht voor de Belastingdienst geldt immers niet meer voor dat jaar.

7)      - Ben ik  verplicht een accountant in schakelen?

Nee. Het is voor zelfstandige ondernemers wél verplicht om ieder jaar aangifte inkomstenbelasting te doen. Een geordende administratie is hiervoor noodzakelijk, want dit bevat alle gegevens over jouw onderneming en vormt de basis voor de belastingaangifte. Als jouw administratie niet volledig is of niet binnen de gestelde periode omgezet is in een belastingaangifte, kan dit tot (fikse) boetes leiden. 

Los van alle verplichtingen van de fiscus geeft een geordende administratie een goed overzicht van hoe jouw bedrijf ervoor staat. Alle inkomsten, uitgaven, nog niet betaalde facturen, de btw-aangifte, aftrekposten en de winst staan allemaal keurig op een rij.

Je krijgt hierdoor een beter inzicht in jouw uitgavenpatroon zodat je op tijd kunt ingrijpen als wat minder gaat met de onderneming. Of juist kunt gaan investeren als de zaken goed gaan. Belangrijk is dat je altijd een goed overzicht hebt, of je de boekhouding nu uitbesteedt of niet. 

8)      – Kan ik de administratie ook deels zelf doen?

Om geld te besparen kun je ook ervoor kiezen om de administratie deels uit te besteden. Je kunt bijvoorbeeld de belastingaangifte door de accountant laten doen, maar de btw-aangifte zelf doen. Een zakelijke rekening openen is in dat geval geen overbodige luxe, omdat je daarmee jouw zakelijke bankgegevens gescheiden kunt houden van jouw privé-bankzaken.

Daarnaast kun je zelf diverse boekingen in een (online) boekhoudprogramma zetten: de facturen die je verstuurt, de ontvangen betalingen, de inkoopfacturen, de kosten die je maakt (zakelijke lunches, benzinebonnen).

Hoe meer je zelf vooraf doet, hoe minder de accountant hoeft te doen en hoe goedkoper de uiteindelijke rekening zal uitvallen. 

9)      – Wat zijn de voordelen van uitbesteden?

Een van de belangrijkste voordelen van het uitbesteden van de administratie is dat het een hoop tijd scheelt. Tijd die je kunt besteden aan het daadwerkelijke ondernemen: het runnen van je bedrijf, het vinden van klanten, het maken van een marketingplan, het nadenken over nieuwe mogelijkheden en het realiseren van groei.

Een ander voordeel is dat je je minder hoeft te verdiepen in allerlei fiscale zaken, waaronder:

• het afschrijven van bedrijfsmiddelen
• de btw-aangifte
• relevante aftrekposten
• de bijtelling van de bedrijfsauto

De belastingregels voor ondernemers verschillen in meerdere opzichten van de regels voor particulieren. Daar is de aangifte tegenwoordig vooraf al bijna volledig ingevuld. Bij bedrijven staan de jaarlijkse inkomsten vooraf niet vast, waardoor het totaalplaatje veel bewerkelijker is. 

Startende ondernemers krijgen daarnaast nog te maken met de zelfstandigen- en startersaftrek, MKB-winstvrijstelling en allerlei - steeds veranderende - fiscale regels. Een accountant kent al deze regels als zijn broekzak; het is onderdeel van zijn werk om zijn kennis bij te houden.

Als je een boekhouder inhuurt, profiteer je dus meestal maximaal van alle belastingvoordelen. En je kunt er van op aan dat alles goed is ingevuld, zodat je later geen naheffingen of boetes van de fiscus krijgt.

De stelregel luidt dan ook niet voor niets: een goede boekhouder of accountant verdient zichzelf uiteindelijk terug. Ander voordeel: dit zijn zakelijke kosten en dus aftrekbaar, net als de btw.

Heeft u nog vragen en bent u geïnteresseerd in een vrijblijvend gesprek? Neem dan contact met ons op!